Viele von uns sind am Ende eines Arbeitstages ausgelaugt, energielos und einfach nur saumüde. Als Grund dafür sehen wir den immensen Berg an Arbeit, den wir tagtäglich bewältigen müssen und der schlicht und einfach nicht kleiner zu werden scheint. Doch wenn wir ehrlich mit uns selbst sind und unseren Arbeitsalltag einer genauen Prüfung unterziehen, werden wir feststellen, dass die Energieräuber auch in den zahlreichen Ablenkungen liegen, denen wir während der Arbeitszeit unterworfen sind bzw. denen wir uns selbst unterwerfen. Und da wir bei i-pointing wissbegierig in puncto effizientes Arbeiten sind, hatten wir an unserem letzten i-worx day im September einen Workshop zum Thema „Deep Work“.
Definition von „Deep Work“
Der Begriff „Deep Work“ bezeichnet einen Zustand höchster Konzentration, der es uns erlaub, ohne Ablenkungen um uns herum, komplett in unsere Arbeit einzutauchen und nicht nur schnell, sondern auch hochwertig zu arbeiten. Der Begriff wurde von dem Informatiker Cal Newport geprägt, in dessen Buch „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ er einfache und anwendbare Techniken und Methoden vorstellt, wie wir unsere Arbeitsprozesse optimieren können (und sollten). Das A und O bei „Deep Work“ ist dabei der Verzicht auf sämtliche Kommunikationsmedien für festgelegte Zeiten während des Arbeitstages.
„Deep Work“ vs. „Shallow Work“
Wie bereits definiert, bezeichnet „Deep Work“ tiefes Arbeiten. Im Gegenzug dazu gibt es das so genannte „Shallow Work“ = oberflächliches Arbeiten. Zu letzterem zählen Tätigkeiten „rund um das Arbeiten“ wie das Beantworten von E-Mails, dem Koordinieren von Projekten und dem Organisieren von Meetings. Diese Aufgaben sind aus einem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Allerdings sollten sie mit wenig Zeitaufwand erledigt werden, so dass mehr Zeit für qualitative Arbeit bleibt.
„Deep Work“ in der Praxis
In unserem Workshop haben wir Tipps und Methoden gelernt, wie wir „Deep Work“ im Arbeitsalltag unserer Agentur zur Anwendung bringen können. Schließlich klingen viele Dinge in der Theorie sehr gut, sind in der Praxis aber kaum umzusetzen oder erfordern ein hohes Maß an Aufwand. Nicht so „Deep Work“-Methoden. Wir stellen Ihnen hier 4 Tipps vor, die leicht in den Arbeitsalltag zu integrieren sind:
1. Arbeitsumgebung ohne Ablenkungen
Wir leben in einer Zeit der ständigen Erreichbarkeit und konstanten Benachrichtigungen, die uns auf mehreren Kanälen unentwegt entgegenspringen. Um in tiefes Arbeiten eintauchen zu können, soll man Ablenkungen so weit wie möglich eliminieren. Das heißt, sämtliche Benachrichtigungen ausschalten, das Handy weglegen, nur für die Arbeit notwendige Internetbrowser offen haben. Springen Sie zwischen mehreren Aufgaben hin und her, schafft das einen so genannten Aufmerksamkeitsrückstand, bei dem es bis zu 20 Minuten dauern kann, wieder in den Flow zu kommen.
Für unsere Mitarbeiter:innen bedeutet das, sich aus unnötigen Teams-Kanälen herauszuziehen bzw. diese auf stumm zu schalten. Wir haben bereits Maßnahmen diesbezüglich ergriffen und nutzen ab sofort nur einen Kanal, in dem für alle wichtige Infos geteilt werden. Das bedeutet nicht, dass wir uns zwischendurch nicht lustige Bilder schicken oder eine gemeinsame Kaffeepause einlegen. Wir wissen nur genau, wann wir es tun.
2. Zeitfenster schaffen
Es ist sinnvoll, sich Arbeitsabläufe in Zeitfenster einzuteilen. Überlegen Sie sich vorab, wann Sie am produktivsten sind. Die größten Aufmerksamkeitsspannen liegen morgens zwischen 8 und 10 Uhr und nachmittags zwischen 14 und 16 Uhr. Wenn Sie wissen, wann Ihre Aufmerksamkeit abzunehmen beginnt, können Sie diese Zeit für das oberflächliche Arbeiten nutzen.
Tipp: Die „Pomodoro-Methode“. Bei dieser vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo erfundenen Methode teilt man sich die Arbeitszeit in 25-minütige Segmente („Pomodori“) ein, die von 5-minütigen Pausen unterbrochen werden. Nach etwa 4 „Pomodori“ macht man eine 15-20-minütige Pause.
3. Konzentrationsfähigkeit trainieren
Die beste Methode, um seine Konzentrationsfähigkeit zu trainieren ist – Sie haben es erraten: „Deep Work“. In der Welt von Instagram, TikTok und anderen Social Media Zeitfressern sind wir es nicht gewohnt, einfach mal nichts zu machen oder uns nicht ständig mit der Außenwelt zu beschäftigen. Deshalb ist es umso wichtiger, dem Gehirn entweder wirklich wertvolle Information zu liefern – wie etwa mit dem Lesen von Büchern – oder dem Gehirn regelmäßige Pausen zu gönnen – etwa mit Meditation.
4. „Deep“ statt „Shallow Work“
Priorisieren Sie tiefes Arbeiten gegenüber den oberflächlichen Tätigkeiten. Kreieren Sie Zeitfenster für Ihre hochkonzentrierten Aufgaben und bleiben Sie dabei. Springen Sie nicht zwischen beiden hin und her, denn Ihre Aufmerksamkeit hat ein Limit. Priorisieren Sie und fragen Sie sich „Was ist mir wichtiger?“ „Welche Aufgaben sind es wert, dass ich mich tatsächlich auf sie konzentriere und dabei ein qualitativ hochwertiges Ergebnis abliefere?“
„Deep Work“ lässt sich erlernen und ist eine Frage der Gewohnheit. Wir alle sind Gewohnheitstiere und können uns unwahrscheinlich schnell an neue Begebenheiten anpassen. Die Methoden für „Deep Work“ in den Arbeitsalltag zu integrieren bedeutet natürlich auch, seine Gewohnheiten zu identifizieren.
Seien Sie aufmerksam und ehrlich mit sich selbst. Wir alle geben uns den täglichen Ablenkungen nur allzu gerne hin. Am Ende des Tages müssen wir aber nicht energielos und ausgelaugt sein. Wenn wir richtig priorisieren und unsere (ebenfalls begrenzte) Zeit effektiv und sinnvoll einsetzen, können wir mit dem Gefühl von Zufriedenheit nach einem Arbeitstag nach Hause oder auf die Couch gehen.
Quellen:
https://asana.com/de/resources/what-is-deep-work
https://karrierebibel.de/deep-work/
https://www.studysmarter.de/magazine/pomodoro-technik-produktivitaet-im-studium/
