Office-Vorlagen sind häufig alles andere als einheitlich. Oft wird aus unterschiedlichen Dokumenten zusammenkopiert, eingefügt, geändert. Es herrscht Wildwuchs statt Struktur. Was in einem Garten vielleicht das Auge des Besuchers reizt, schadet der Professionalität in Unternehmen. Bei i-pointing haben wir deshalb den sogenannten Word-Doktor, Oliver Weiße. Er versteht es, Ordnung in das Chaos aus Office-Vorlagen zu bringen.
Als Word-Doktor mache ich in Gegenwart & Zukunft die Word-Dokumente unserer Kund:innen schön.
Wieso Sie Ihre Word-Dokumente vom Profi erstellen lassen sollten
Mit Gegenwart ist gemeint, dass bereits vorhandene Dokumente wie Rechnungs- und Briefvorlagen eine handwerklich gesunde Basis erhalten und sie gemäß den Firmenvorgaben formatiert werden.
Zukunft meint, dass leicht zu benutzende und stabile Vorlagen für Briefe, Berichte oder wissenschaftliche Arbeiten erstellt werden. Die Wordvorlagen erhalten so ein einheitliches Erscheinungsbild, das zugleich den Wiedererkennungswert steigert. Häufig wird an Word-Dokumenten herumgedoktert (nicht im professionellen Sinne) und dabei werden wesentliche Aspekte außer Acht gelassen.
/ zeitsparend – Durch ein strukturiertes Grundgerüst laufen die Arbeitsprozesse wesentlich schneller.
/ leichte Anwendung – Sind Elemente wie Logos und Geschäftsdaten richtig platziert, erleichtert das die Anwendung.
/ automatisierte Abläufe – Wird häufig mit Funktionen in Office-Vorlagen gearbeitet, sind diese nur einen Mausklick entfernt und schon wieder wurde Zeit gespart.
/ Fehlerquote minimieren – Wenn Briefe, Rechnungen, Outlookvorlagen und andere Dokumente bereits voreingestellt sind, muss man nicht erst Logos und Kontaktdaten zusammensuchen und entgeht dem Risiko, dass diese fehlerhaft oder nicht aktuell übernommen werden.
Handwerklich gesunde Basis für Word-Dokumente
Word ist eine Textverarbeitung und trennt ziemlich scharf zwischen Inhalt und Aussehen. Leider verführt die Benutzeroberfläche des Programms oft dazu, nach Augenschein zu formatieren. „Ich mach das mal größer und ein Aufzählungszeichen davor und da schieb ich noch ein Bild hin und hier das bekommt einen Abstand mit ein paar Leerzeilen“.
Das Resultat ist dann ein Dokument, das – wenn es wächst und immer mehr Seiten bekommt – sich immer seltsamer verhält. Bilder springen wie die jungen Pferde auf den Seiten herum, Einrückungen sind überall unterschiedlich, Fußnoten ganz wo anders, die Aufzählungszeichen machen, was sie wollen und das Inhaltsverzeichnis will sich auch nicht richtig erstellen lassen.
Handwerklich gesunde Basis meint, dass es möglichst wenig manuelle Formatierungen in einem Dokument gibt. Für unterschiedliches Aussehen bietet Word Formatvorlagen, die man auch konsequent einsetzen muss. Und darin liegt meistens die Hauptaufgabe unseres Word-Doktors Oliver bei der Verarztung von bestehenden Dokumenten: Die manuellen Formatierungen und harten Formate wie Leerzeilen zu entfernen, die Formatvorlagen für Überschriften, Fließtext, Bildunterschriften, Inhaltsverzeichnisse, etc. passend zu konfigurieren und dann auf den Inhalt anzuwenden.
Und weil Word-Dokumente meistens aus viel Text bestehen, bieten wir auch noch Korrektorat und Lektorat an. Denn das Dokument soll ja auch mit Fehlerlosigkeit und nicht nur mit blendendem Aussehen glänzen.
Wir sind nicht nur Expert:innen auf dem Gebiet Office-Vorlagen. In unserem Angebot finden Sie alle unsere Services für PowerPoint Präsentationen, Outlook und Word auf einen Blick. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
